Czy polska firma może wystawić fakturę w Niemczeh? Odpowiedź brzmi: tak, może, ale powinna przestrzegać niemieckich przepisów podatkowych. W tym artykule wyjaśniam krok po kroku, jak prawidłowo wystawić fakturę do niemieckiego kontrahenta, kiedy stosować procedurę odwrotnego obciążenia oraz jakie dokumenty są niezbędne, aby uniknąć problemów z niemieckim urzędem skarbowym.

Wprowadzenie – kiedy polska firma fakturuje usługi w Niemczech

Polskie firmy budowlane i usługowe coraz częściej świadczą usługi na terenie Niemiec. Najczęstsze pytanie, jakie otrzymuję od przedsiębiorców brzmi: czy mogę wystawić fakturę za usługi wykonane w Niemczech bez posiadania tam siedziby?

Podstawy prawne – gdzie opodatkowuje się usługę świadczoną w Niemczech?

Miejsce świadczenia usług i procedura odwrotnego obciążenia

Zgodnie z niemiecką ustawą o podatku od towarów i usług (Umsatzsteuergesetz – UStG), w przypadku usług świadczonych przez zagranicznych przedsiębiorców na rzecz niemieckich firm, obowiązek rozliczenia VAT często przenosi się na nabywcę. Ten mechanizm nazywa się reverse charge (po niemiecku: Umkehrung der Steuerschuldnerschaft).

W praktyce oznacza to, że:

• Polska firma wystawia fakturę bez niemieckiego VAT (tylko kwota netto)
• Na fakturze umieszcza adnotację: “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” (nabywca jest podatnikiem VAT)
• Niemiecki kontrahent samodzielnie rozlicza VAT we własnej deklaracji podatkowej

Ta zasada wynika z § 13b UStG i dotyczy większości usług B2B świadczonych przez zagraniczne firmy w Niemczech.

Kiedy polska firma NIE musi rejestrować się do VAT w Niemczech?

Jeżeli spełniasz wszystkie poniższe warunki, nie musisz rejestrować się do niemieckiego VAT:

• Nie posiadasz w Niemczech stałego zakładu (biura, magazynu, placu budowy trwającego ponad 6 miesięcy)
• Świadczysz usługi na rzecz niemieckich przedsiębiorców (B2B)
• Usługa podlega procedurze odwrotnego obciążenia

W takim przypadku wystarczy, że posiadasz polski numer VAT UE (zaczynający się od PL).

Obowiązkowe elementy faktury dla niemieckiego kontrahenta

Co musi zawierać faktura powyżej 250 EUR?

Niemieckie przepisy szczegółowo określają, co powinna zawierać faktura. Dla faktur o wartości powyżej 250 EUR wymagane są następujące elementy:

1. Pełna nazwa i adres wystawcy oraz odbiorcy faktury
2. Numer VAT UE wystawcy (twój polski numer VAT zaczynający się od PL)
3. Numer VAT UE odbiorcy (niemiecki numer USt-IdNr.)
4. Data wystawienia faktury
5. Unikalny numer faktury (zgodny z twoją numeracją)
6. Dokładny opis wykonanej usługi lub dostarczonych towarów
7. Data wykonania usługi (jeśli różni się od daty wystawienia)
8. Kwota netto (podstawa opodatkowania)
9. Adnotacja o procedurze odwrotnego obciążenia: “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” lub “Reverse Charge – § 13b UStG”
10. W przypadku usług budowlanych: informacja o obowiązku przechowywania faktury przez 2 lata przez klientów prywatnych

Uproszczona faktura do 250 EUR

Dla faktur o wartości do 250 EUR przepisy pozwalają na uproszczone wymogi. Wystarczy podać:

• Nazwę i adres wystawcy
• Datę wystawienia
• Opis usługi lub towaru
• Kwotę brutto
• Numer VAT wystawcy

Freistellungsbescheinigung – jak uniknąć 15% potrącenia z faktury?

Co to jest Bauabzugsteuer i kogo dotyczy?

Jeżeli wykonujesz roboty budowlane w Niemczech, musisz wiedzieć o specjalnym podatku budowlanym zwanym Bauabzugsteuer.

Ważne: Jeśli nie posiadasz ważnego dokumentu Freistellungsbescheinigung, niemiecki zleceniodawca ma obowiązek potrącić 15% wartości brutto z twojej faktury i odprowadzić tę kwotę bezpośrednio do niemieckiego urzędu skarbowego jako zaliczkę na twój podatek dochodowy.

Oznacza to realne zmniejszenie twojego przychodu, a odzyskanie potrąconej kwoty wymaga złożenia zeznania podatkowego w Niemczech i może trwać miesiące.

Jak uzyskać Freistellungsbescheinigung?

Aby uniknąć tego potrącenia, musisz posiadać aktualny certyfikat Freistellungsbescheinigung. Szczegółowy proces uzyskania tego dokumentu, wymagane dokumenty oraz praktyczne wskazówki znajdziesz w naszym obszernym poradniku: Freistellung – co to jest i jak go uzyskać w Niemczech?

Najważniejsze informacje:

• Certyfikat wydaje właściwy niemiecki urząd skarbowy (Finanzamt)
• Jest ważny maksymalnie 3 lata
• Wymaga przygotowania odpowiednich dokumentów (m.in. zaświadczenie o rezydencji podatkowej)
• Kopię certyfikatu należy dołączyć do każdej faktury wysyłanej do niemieckiego kontrahenta

Kiedy potrącenie NIE jest wymagane?

Niemiecki zleceniodawca NIE musi potrącać 15%, jeżeli:

• Otrzyma od ciebie kopię aktualnego Freistellungsbescheinigung
• Wartość współpracy z tobą w ciągu roku kalendarzowego nie przekracza 5.000 EUR (dotyczy tylko zleceniodawców będących osobami prywatnymi, nie firm!)

Uwaga: W przypadku firm jako zleceniodawców, brak Freistellung ZAWSZE oznacza obowiązek potrącenia 15%.

Weryfikacja niemieckiego kontrahenta przed wystawieniem faktury

Przed rozpoczęciem współpracy i wystawieniem pierwszej faktury zdecydowanie zalecam weryfikację niemieckiego kontrahenta. To kluczowy krok, który może uchronić cię przed problemami z płatnościami.

Co warto sprawdzić?

1. Czy firma rzeczywiście istnieje – sprawdzenie w rejestrze handlowym (Handelsregister)
2. Czy numer VAT jest aktywny – weryfikacja USt-IdNr. w systemie VIES
3. Sytuacja finansowa firmy – dostępne raporty kredytowe (Creditreform, Bürgel)
4. Historia płatności – czy firma ma opinię solidnego płatnika

Szczegółowy przewodnik krok po kroku, jak skutecznie zweryfikować niemieckiego kontrahenta i zabezpieczyć się przed problemami z płatnościami, przygotowaliśmy w artykule: Jak sprawdzić niemieckiego kontrahenta i zabezpieczyć płatności?

Pamiętaj: Weryfikacja kontrahenta to nie stracony czas, ale inwestycja w bezpieczeństwo twojego biznesu. Znacznie łatwiej jest zapobiec problemom, niż później windykować należności.

E-faktury w Niemczech od 2025 roku

Od 1 stycznia 2025 roku w Niemczech wprowadzono nowe przepisy dotyczące faktur elektronicznych (e-faktur) w transakcjach B2B.

Co to oznacza dla polskich firm?

Dobra wiadomość: Jeśli nie posiadasz stałego zakładu w Niemczech, nie masz obowiązku wystawiania e-faktur w formacie strukturalnym (np. XRechnung, ZUGFeRD).

Jednak musisz wiedzieć, że:

• Od 2025 roku niemieckie firmy mogą wymagać od ciebie wysyłania faktur w formacie elektronicznym zgodnym ze standardem EN 16931
• Od 2027 roku duże niemieckie firmy będą musiały wystawiać e-faktury
• Od 2028 roku obowiązek obejmie wszystkie niemieckie przedsiębiorstwa

Praktyczna rada: Nawet jeśli formalnie nie musisz, warto już teraz przygotować się do obsługi e-faktur. Twoi niemieccy kontrahenci mogą to docenić i traktować jako znak profesjonalizmu.

Kiedy polska firma MUSI zarejestrować się do VAT w Niemczech?

Istnieją sytuacje, w których polska firma jest zobowiązana do rejestracji VAT w Niemczech i rozliczania niemieckiego podatku:

1. Posiadanie stałego zakładu w Niemczech

Jeżeli:

• Prowadzisz biuro na terenie Niemiec
• Posiadasz magazyn
• Plac budowy trwa dłużej niż 6 miesięcy (zgodnie z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania)
• Zatrudniasz stałych pracowników w Niemczech

2. Sprzedaż towarów z niemieckiego magazynu

Dostawy lokalne towarów znajdujących się w Niemczech nie podlegają odwrotnemu obciążeniu – musisz rozliczać niemiecki VAT.

3. Sprzedaż konsumentom przez internet

Sprzedaż towarów na rzecz niemieckich konsumentów przez internet, po przekroczeniu limitu 10.000 EUR rocznie w całej UE, wymaga rozliczenia VAT w kraju nabywcy.

4. Usługi związane z nieruchomościami

Niektóre usługi związane z nieruchomościami położonymi w Niemczech mogą wymagać rejestracji VAT.

W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym znającym niemieckie prawo.

Co zrobić, gdy niemiecki klient nie płaci faktury?

Niestety w praktyce zdarza się, że niemieccy kontrahenci opóźniają płatności lub w ogóle nie regulują faktur. Co wtedy?

Procedura windykacji w Niemczech

System windykacji w Niemczech jest dobrze uregulowany prawnie i może być skuteczny, jeśli działasz szybko i zgodnie z procedurami. Dostępne kroki to:

1. Pisemne wezwanie do zapłaty (Mahnung) – pierwsze upomnienie
2. Nakaz zapłaty (Mahnbescheid) – uproszczona procedura sądowa
3. Postępowanie sądowe – gdy dłużnik wnosi sprzeciw
4. Egzekucja komornicza – wymuszenie zapłaty

Ważne terminy przedawnienia:

• Roszczenia handlowe w Niemczech przedawniają się zazwyczaj po 3 latach
• Czas liczy się od końca roku, w którym roszczenie stało się wymagalne

Szczegółowy przewodnik po legalnej windykacji w Niemczech, ze wzorami pism i praktycznymi wskazówkami, znajdziesz tutaj: Legalna windykacja w Niemczech – przewodnik

Moja rada: Nie czekaj z windykacją. Im szybciej zaczniesz działać, tym większe masz szanse na odzyskanie pieniędzy.

---

📘 Sprawdź: Starter Biznesu Budowlanego 2025–2026

Jeśli chcesz legalnie i profesjonalnie działać na rynku niemieckim — ten materiał jest dla Ciebie.
To kompletny, praktyczny dokument stworzony dla Polskich firm i fachowców, którzy:

• chcą poznać wszystkie formalności i procedury, jakie trzeba spełnić, aby legalnie pracować w Niemczech,
• chcą wiedzieć, gdzie szukać zleceń i jak docierać bezpośrednio do niemieckich firm,
• chcą nauczyć się pozyskiwać klientów bez znajomości języka niemieckiego,
• chcą poznać aktualne niemieckie stawki dla fachowców i firm budowlanych.

W środku znajdziesz:

• listę portali z kontraktami budowlanymi od 5 000 € do 200 000 €+,
• gotowe szablony maili, które możesz wysłać niemieckim firmom i narzędzia do tłumaczeń,
• wzory dokumentów wymaganych w Niemczech, aby legalnie działać jako polska firma,
• aktualne stawki i procedury dla branży budowlanej 2025–2026.

Zacznij działać na niemieckim rynku z pewnością, że wszystko robisz zgodnie z prawem i na rynkowych warunkach.
👉 Starter Biznesu Budowlanego 2025–2026 i zdobądź przewagę, zanim zrobi to Twoja konkurencja.