Wykonałeś zlecenie, wystawiłeś fakturę – a pieniędzy wciąż brak.

Niestety każdy z nas to przechodził. Rynek niemiecki uchodzi za stabilny i przewidywalny, jednak praktyka pokazuje, że nawet tam istnieje ryzyko nieuczciwych działań. Większość niemieckich firm to solidni, wiarygodni partnerzy, z którymi można współpracować latami. Niestety, funkcjonuje też grupa podmiotów, których celem od początku jest wykorzystanie polskiego wykonawcy – odebranie pracy, a następnie unikanie płatności lub zapłata tylko części należności.

Scenariusz jest często ten sam:

• wykonujesz pracę zgodnie z umową,
• ponosisz koszty operacyjne, zatrudnienia i logistyki,
• wystawiasz fakturę,
• zaczynają się „gry” drugiej strony.

Ten artykuł powstał na podstawie naszego własnego doświadczenia w realizacji kontraktów budowlanych w Niemczech. Opisane sytuacje nie są teorią, lecz rzeczywistością, z jaką mierzyliśmy się wielokrotnie – sytuacjami, które powodowały stres, frustrację i poczucie niesprawiedliwości. Jadąc do Niemiec, zakładamy profesjonalizm i uczciwe rozliczenia. Tymczasem po drugiej stronie często spotykamy się z przemyślanymi próbami opóźnienia lub uniknięcia zapłaty.

W tym materiale przedstawiamy najczęstsze triki stosowane przez nieuczciwe niemieckie firmy oraz praktyczne metody, jak się przed nimi zabezpieczyć. To gotowa instrukcja oparta na realnych przypadkach z placów budów i kontraktów, a nie teoretyczne rozważania.

---

1. Sposób: brak podpisanej wersji umowy „Nie ma umowy, nie ma odpowiedzialności”

Mechanizm wygląda tak:

1. Uzgadniacie zakres robót i stawkę,
2. Ty wysyłasz umowę lub oni wysyłają wzór,
3. Oni mówią: „Tak, tak, podpiszemy i odeślemy”,
4. Wchodzisz na robotę, startujesz zgodnie z ustaleniami,
5. Podpisana kopia nigdy do Ciebie nie wraca,

Po zakończeniu prac słyszysz:

• „My formalnie niczego nie zamawialiśmy”.
• „Nie było zlecenia na tych warunkach”.
• „Nie ma podpisanej umowy, więc nie ma podstawy do płatności”.

Dlaczego to działa?
Bo wielu polskich wykonawców zgadza się wejść na projekt na podstawie „dogadaliśmy się przez telefon”. W polskiej kulturze to często spotykane zjawisko. W niemieckiej kulturze prawnej to ryzyko dla Ciebie, nie dla nich.

Jak się bronić

• Każde zlecenie musi być potwierdzone pisemnie. Mail, SMS, WhatsApp – ale pisemnie.
  Zakres, stawka, termin rozpoczęcia, osoba odpowiedzialna po stronie klienta.
• Umowa powinna być zawarta przed rozpoczęciem prac!
• Jeżeli umowa nie wróci podpisana, a mimo to jedziesz na projekt, powinieneś wstrzymać się z realizacją prac do czasu gdy nie otrzymasz podpisanej umowy,
• Dokumentuj w formie zdjęć, screenshotów zmian warunków współpracy lub zmian w projekt, który otrzymałeś. Tak aby nikt Ci nie zarzucił, że dokonałeś sam zmian w projekcie przez co – nie wywiązałeś się należycie z umowy i nie wykonałeś prac według projektu.

Niemiecki sąd bazuje na dowodach.
Dowód pisemny/fotograficzny = poważny argument.
Dowód ustny = dyskusja słowo przeciw słowu.

---

2. Sposób: formalny pretekst, żeby zatrzymać Twoje pieniądze

„Nie możemy zapłacić, bo nie masz Freistellung albo A1”

Klasyczna śpiewka:

• „Nie możesz dostać zapłaty, bo nie masz Freistellung.”
• „Nie przelejemy, bo nie dostaliśmy A1 dla pracowników.”
• „Blokujemy przelew do czasu dostarczenia kompletu dokumentów.”

Brzmi oficjalnie. Wywołuje strach. Bo tak ma właśnie wyglądać.
Celem jest przesunąć płatność o kilka tygodni lub miesięcy i sprawdzić, czy zrezygnujesz.

Fakt prawny: brak Freistellung czy brak A1 nie daje automatycznie prawa do jednostronnego zatrzymania całej płatności za wykonaną i odebraną usługę. Ten argument często jest nadużywany celowo. W wielu przypadkach to nie jest ochrona podatkowa ani zgodność z Zoll, tylko próba wymuszenia rabatu przez presję.

Jak się bronić

• Przechowuj i wysyłaj dokumenty formalne (Freistellung, A1, polisa OC firmy) zanim zaczniesz pracę. Wtedy ta wymówka odpada jeszcze przed startem.
• Jeżeli po wystawieniu faktury słyszysz „nie płacimy, bo nie ma A1”, odpowiadasz pisemnie:
  „Zgodnie z ustaleniami usługa została wykonana w pełnym zakresie. Brak dokumentu A1 nie jest podstawą do wstrzymania płatności za już wykonaną usługę. Oczekuję płatności zgodnie z fakturą nr … do dnia …”.

Ważne: zawsze reaguj pisemnie. Rozmowy telefoniczne nic nie znaczą procesowo. Dla Ciebie i dla sądu, będzie to znaczący dowód, że próbowałeś dochodzić należności polubownie, jednakże to klient unikał świadomie płatności.

---

3. Sposób: wymyślone usterki po odbiorze

„Wykonane prace są wadliwe, nie płacimy”

Ten schemat wygląda tak:

1. Prace są zakończone. Niemiecki kierownik klepie Was po plecach i informuje, że wszystko jest w porządku.
2. Wracacie do Polski.
3. Wystawiacie faktury.
4. Termin płatności faktury mija.
5. Po terminie płatności klient nie płaci i nagle twierdzi, że są „Wady na budowie”.
6. Twierdzi, że musi „usunąć szkody na własny koszt” i potrącić X% Twojej faktury lub „Pojawiły się wady. My je poprawimy za kwotę równą Twojej fakturze, więc nic Ci się nie należy.”

Zdarza się, że te „wady”:

• nie są udokumentowane,
• nie mają zdjęć,
• nie mają podpisanego protokołu odbioru z datą,
• są spisane długopisem na kartce w zeszycie przez kierownika zmiany.

W praktyce takie pseudo-protokoły wielokrotnie były podważane. W sądzie liczy się dokumentacja techniczna, odbiór prac, zdjęcia przed/po, akceptacja zakresu. Nie liczy się luźna kartka z tekstem: „Były usterki, potrącamy wszystko”.

Dlaczego niektóre niemieckie firmy to robią?
Bo wiedzą, że:

• nie opłaca Ci się ściągać ludzi z powrotem 800 km tylko po to, żeby udowadniać, że nie ma błędu,
• jesteś już na innym projekcie,
• masz koszty, więc jesteś podatny na presję.

To jest wymuszanie rabatu po fakcie.

Jak się bronić

• Po zakończeniu zakresu zawsze rób odbiór robót.
  Minimum:
  • protokół odbioru podpisany przez stronę niemiecką,
  • data i miejsce,
  • zakres wykonany,
  • ewentualne uwagi spisane na miejscu,
  • zdjęcia stanu końcowego (robisz telefonem i archiwizujesz).
• Jeśli odbiór został podpisany bez zastrzeżeń technicznych, ich późniejsze twierdzenia o „wadach” są dużo słabsze procesowo.
• Jeżeli odmawiają formalnego odbioru, natychmiast potwierdź mailowo:
  „Prace w zakresie [zakres] zakończone dnia [data]. Proszę o potwierdzenie odbioru lub zgłoszenie ewentualnych usterek do godziny [X] dnia [Y]. Brak odpowiedzi traktujemy jako odbiór bez uwag technicznych.”
• Jeżeli masz podpisaną umowę i masz protokół odbioru albo potwierdzony wykonany zakres, nie negocjuj ustnie. Zabezpiecz się pisemnie.
• Wyślij wezwanie do zapłaty z terminem (przykładowe wezwania do zapłaty zgodne z niemieckim standardem wraz z instrukcjami jak weryfikować klienta i jak prowadzić wstępną samodzielną windykację w sposób legalny opisaliśmy w naszym dokumencie dostępnym na stronie: https://mhm-bud.pl/produkt/procedury-i-checklisty-weryfikacja-i-windykacja-kontrahenta-wraz-z-wzorami-wezwan-do-zaplaty/
• Jeżeli nadal odmawiają, kierujesz sprawę do prawnika po stronie niemieckiej.
  Firmy często zakładają, że polski wykonawca „i tak nie pójdzie do sądu w Niemczech”. To założenie jest wykorzystywane przeciw Tobie.

Kluczowy punkt: nie bój się skorzystać z niemieckiej kancelarii nawet przy mniejszych kwotach. To często kończy sprawę szybciej niż dyskusje techniczne. W Niemczech znajdziesz wiele kancelarii prowadzonych przez Polaków, dzięki czemu komunikacja przebiega sprawniej.

W prowadzonych przez nas sprawach na terenie Niemiec przeciwko nieuczciwym niemieckim firmom sprawy kończą się w 80% na naszą korzyść gdzie odzyskujemy należności wraz z odsetkami a 20% kończy się ugodami np. 85 do 15 w których to niemiecka firma zwraca nam 85% wartości wszystkich należności i pokrywa koszty sądowe. Jeżeli macie potwierdzenia – warto walczyć o swoje.

---

4. Sposób: milczenie jako strategia

„Nie odbieramy telefonu”

Bardzo częsty wariant przy większych podmiotach i prawie korporacyjnych strukturach.

Jak to działa:

• Przestają odbierać telefony.
• Przestają odpisywać na maile.
• Ignorują Twoje wezwania do zapłaty.
• Mówią księgowości, żeby „przeczekać”.

To jest celowe przeciąganie. Czekają aż uznasz, że walka jest droższa niż strata. Psychologicznie zakładają, że „Polak machnie ręką i pójdzie na kolejne zlecenie”.

Praktyka pokazuje coś innego.
Są przypadki, gdzie duże niemieckie firmy ignorowały wszystkie kontakty i wezwania do zapłaty, a potem – po piśmie od niemieckiego prawnika – płaciły pełną kwotę plus odsetki ustawowe.
Dlaczego?
Bo ich cała gra opierała się na założeniu, że Ty nie wejdziesz na drogę prawną w Niemczech. Kiedy widzą, że jednak tak, bardzo szybko zmieniają ton.

Jak się bronić

• Po wysłaniu faktury ustaw jasny harmonogram przypomnień:
  1. Przypomnienie o płatności dzień po terminie.
  2. Wezwanie do zapłaty z konkretnym terminem (mailem i pocztą).
  3. Pismo z kancelarii po stronie niemieckiej.

Nie przeciągaj jałowych rozmów tygodniami. Milczenie to strategia. Traktuj to jako etap proceduralny, nie emocjonalny.

---

5. Sposób: próba całkowitego zanegowania zlecenia

„My niczego nie zlecaliśmy”

To jest najbardziej agresywny wariant.

Schemat:

• Wykonałeś prace na dużej inwestycji (np. instalacja fotowoltaiczna, modernizacja techniczna, prace montażowe).
• Wystawiłeś faktury.
• Po wysłaniu wezwań do zapłaty dostajesz pismo w stylu:
  „Ta firma nie wykonywała dla nas żadnych usług. Nie mamy z nią relacji gospodarczej.”

Czyli nie tylko „nie zapłacimy”, ale „udajemy, że nie wiemy, kim jesteś”.

Problem dla nich: ślady.
Często te same firmy publikują w mediach społecznościowych zdjęcia gotowego projektu jako „nasza realizacja”. Dokumentacja z budowy, korespondencja mailowa, protokoły przekazania placu robót, dostęp na teren inwestycji, identyfikatory, raporty postępu – to wszystko podważa takie „my nic nie wiemy” w ciągu jednej rozprawy.

Jak się bronić

• Archiwizuj:
  • maile i WhatsAppy z ustaleniami,
  • listę osób kontaktowych po stronie niemieckiej,
  • zdjęcia ludzi Twojej ekipy na projekcie,
  • protokoły bezpieczeństwa / BHP podpisane przy wejściu na obiekt,
  • przepustki / identyfikatory / listy obecności,
  • instrukcje przekazywane od osób odpowiedzialnych za nadzór nad budową ze strony Zleceniodawcy,
  • wszystkie inne potwierdzenia mówiące o tym, że prace zostały wykonane przez Twoją firmę.
• Gromadź dowody w czasie trwania zlecenia, a nie dopiero kiedy zaczyna się konflikt.

Te materiały są często dużo mocniejsze dowodowo niż słowo „zleciliśmy / nie zleciliśmy”.

---

„Do sądu idę dopiero od 20 000 €”

– czyli niedorzeczne myślenie jakim kieruje się część poszkodowanych polskich firm

Wielu polskich podwykonawców mówi bezrefleksyjnie:

„Nie będę chodził po sądach dla 6 000 euro. Do sądu idę dopiero od 20 000 euro.”

To jest dokładnie to, na co liczą firmy, które grają na niepłacenie.
Jeżeli zaakceptujesz, że 6 500 euro „to szkoda, ale trudno”, to wysyłasz komunikat rynkowy: można Cię okradać w małych porcjach.

Praktyka: skuteczne były działania prawne nawet przy pojedynczych fakturach rzędu 6 500 euro. Te sprawy były do wygrania, bo:

• zakres był udokumentowany,
• odbiór robót był potwierdzony,
• termin płatności minął,
• druga strona nie miała twardych dowodów na „wady”.

To jest ekonomia odstraszania.
Raz wyegzekwowana płatność podnosi Twój status „nie warto z nami próbować tego numeru” na całym rynku lokalnym.

---

Minimalne zabezpieczenie przed wejściem w kontrakt z niemiecką firmą

Przed wejściem na budowę:

• Masz ustalony zakres robót na piśmie.
• Masz ustaloną stawkę i termin płatności na piśmie.
• Masz dane prawne podmiotu, z którym faktycznie podpisujesz (nie „pośrednik pośrednika”).

W trakcie realizacji:

• Robisz zdjęcia postępu.
• Zapisujesz zmiany zakresu na mailu (każde „zróbcie jeszcze to” powinno być potwierdzone cenowo).
• Zbierasz podpisy przy wejściu na obiekt, przy przekazaniu strefy roboczej, przy zakończeniu dniówki.

Po zakończeniu prac:

• Robisz protokół odbioru.
• Masz podpis strony niemieckiej, albo przynajmniej mailowe potwierdzenie „prace zakończone”.
• Wystawiasz fakturę ze standardowymi warunkami płatności.

Po terminie płatności:

• Przypomnienie.
• Wezwanie do zapłaty z ostatecznym terminem.
• Pismo z kancelarii w Niemczech.

To jest proces. Nie improwizacja.

---

Wnioski operacyjne

1. Brak podpisanej umowy stanowi dla nieuczciwego klienta otwarte drzwi do oszukania Twojej firmy i przywłaszczenia należności gdyż wie, że bez umowy nie posiadasz podstawy prawnej do odzyskanie należności.
2. Odmowa wypłacenia należności z powodu braku Freistellung / A1 to często pretekst. Nie daj sobie wmówić, że to automatycznie blokuje płatność za wykonaną robotę. Te dokumenty są oczywiście wymagane i obowiązkowe, aby legalnie działać na rynku Niemieckim dlatego każda z firm powinna je posiadać, jednakże ich brak nie stanowi podstawy do odmowy wypłacenia należności. Wykaz wymaganej dokumentacji aby legalnie działać na rynku niemieckim znajdziecie w naszej instrukcji: https://mhm-bud.pl/produkt/starter-biznesu-budowlanego-2025-2026/
3. „Wady” zgłaszane po terminie faktury to narzędzie nacisku cenowego. Obrona to protokół odbioru i dokumentacja fotograficzna.
4. Milczenie, brak odbierania telefonu, ignorowanie maili to strategia, nie chaos. Traktuj to proceduralnie, nie emocjonalnie.
5. Nie czekaj z działaniami prawnymi tylko dlatego, że kwota „jest za mała, żeby się bawić”. Tak rynek uczy się, że można Cię drenować.

Niemiecki sąd ocenia fakty, nie narodowość. Jeśli masz dobrze udokumentowaną sprawę, możesz skutecznie dochodzić swoich należności – nawet przy mniejszych kwotach. Nasza spółka wygrała już kilkanaście postępowań sądowych i kilkadziesiąt spraw przedsądowych w Niemczech. Obawy o stronniczość wobec polskiej firmy okazały się bezpodstawne – dla niemieckiego sądu liczy się tylko jedno: dowody.