Wprowadzenie

Decyzja o podjęciu współpracy z niemieckim kontrahentem może przynieść polskim firmom budowlanym wymierne korzyści, jednak wiąże się także z istotnymi zagrożeniami. Niemiecki rynek budowlany jest złożonym ekosystemem, w którym funkcjonuje wielu pośredników, podwykonawców i generalnych wykonawców. W efekcie dochodzi do sytuacji, w których polskie firmy mogą mieć trudności z wyegzekwowaniem płatności za wykonane prace.

W branży budowlanej, zwłaszcza w sektorze usług podwykonawczych, jednym z najczęstszych problemów są opóźnienia w płatnościach lub całkowite niewywiązanie się kontrahenta ze zobowiązań finansowych. Niemieckie firmy, znając realia rynku i czasochłonność postępowań sądowych, stosują różne metody unikania płatności, które mogą być trudne do wykrycia, jeśli firma nie zabezpieczy się odpowiednio przed podpisaniem umowy.

W niniejszym artykule przedstawiamy kompleksowy przewodnik dotyczący weryfikacji niemieckiego kontrahenta oraz najlepszych praktyk zabezpieczania płatności, aby polskie firmy mogły minimalizować ryzyko strat i budować stabilne relacje biznesowe w Niemczech.

Dlaczego niemieckie firmy nie wypłacają należności?

Nieuregulowanie faktury przez kontrahenta może wynikać zarówno z czynników ekonomicznych, jak i celowego działania. Warto znać główne przyczyny problemów z płatnościami, aby móc je odpowiednio przewidzieć i zabezpieczyć się przed nimi.

Celowe wprowadzanie w błąd

Niektóre firmy od początku planują unikanie płatności lub zaniżanie wartości faktury. Na etapie negocjacji przedstawiają się jako rzetelne, stabilne przedsiębiorstwa, deklarując chęć długoterminowej współpracy. Po zakończeniu prac nagle zgłaszają “problemy” z odbiorem robót, wskazując na rzekome wady wykonawcze, które wcześniej nie były podnoszone. Celem jest zmuszenie podwykonawcy do obniżenia wartości faktury, co pozwala im uzyskać oszczędności kosztem wykonawcy.

Przykład:

Polska firma wykonała prace budowlane zgodnie z umową i specyfikacją. Po zakończeniu robót niemiecki kontrahent zażądał obniżenia faktury o 30%, argumentując to „wadami konstrukcyjnymi”. Firma nie przedstawiła żadnych dowodów na usterki, ale polski podwykonawca nie miał pełnej dokumentacji odbiorowej. W obawie przed długotrwałym procesem sądowym zgodził się na redukcję wynagrodzenia.

Problemy finansowe kontrahenta

Czasami brak płatności nie wynika z nieuczciwości, ale z trudnej sytuacji finansowej niemieckiego zleceniodawcy. Firma może nie otrzymać wynagrodzenia od własnego kontrahenta lub mieć inne zobowiązania finansowe, które uniemożliwiają terminową wypłatę środków.

Typowe sytuacje:

• Generalny wykonawca opóźnia płatności, bo czeka na przelew od inwestora.
• Kontrahent nie przewidział dodatkowych kosztów projektu i nie ma środków na wypłatę wynagrodzenia.
• Firma ma długi u innych podwykonawców i stosuje „karuzelę płatności”, w której środki są przeznaczane najpierw na bardziej „agresywnych” wierzycieli.

Jak unikać takich sytuacji?

• Sprawdzaj historię finansową kontrahenta w bazach SCHUFA, Creditreform i rejestrach egzekucyjnych.
• Monitoruj kondycję finansową w trakcie współpracy – nawet jeśli firma była stabilna na początku kontraktu, może stracić płynność finansową w trakcie realizacji.

Celowe opóźnianie płatności

Niektóre firmy wykorzystują strategię celowego opóźniania płatności, licząc na to, że podwykonawca zrezygnuje z egzekwowania należności. Długie terminy płatności (np. 90–120 dni) sprawiają, że wiele polskich firm, nie mając dostatecznej rezerwy finansowej, nie podejmuje działań prawnych i zgadza się na rozłożenie płatności na raty lub obniżenie faktury.

Jak unikać?

• Negocjuj krótsze terminy płatności (maksymalnie 30 dni).
• Zabezpieczaj swoje należności np. poprzez faktoring lub ubezpieczenie transakcji.
• Monitoruj historię płatniczą firmy – jeśli są sygnały o problemach z płatnościami, warto zachować szczególną ostrożność.

Nieuczciwe praktyki – odmowa płatności bez podstawy

Niektóre firmy posuwają się do całkowitej odmowy płatności, nie podając żadnego powodu. Po zakończeniu prac:

• Przestają odpowiadać na e-maile i telefony.
• Odmawiają odbioru faktury.
• Kwestionują umowę, twierdząc, że prace nie zostały wykonane zgodnie z ustaleniami.

W takich sytuacjach podwykonawca, który nie zabezpieczył się formalnie, może nie mieć skutecznych narzędzi do dochodzenia roszczeń.

Jak się zabezpieczyć?

• Wszystkie ustalenia potwierdzaj pisemnie (e-mail, umowa, aneksy, raporty odbiorowe).
• Dokumentuj przebieg prac – rób zdjęcia, raporty dzienne, notuj wszystkie rozmowy z kontrahentem.
• Nie akceptuj zleceń bez pisemnej umowy – nawet jeśli klient obiecuje płatność „na słowo”.

Na naszych szkoleniach opowiadamy jak się zabezpieczać przed możliwymi próbami wyłudzenia należności: www.mhm-bud.pl/szkolenia

Próba obarczenia wykonawcy kosztami napraw usterek

Na budowach często pracuje wiele ekip jednocześnie, co może prowadzić do sytuacji, w której:

• Kontrahent przypisuje wykonawcy usterki, których nie dokonał.
• Zleceniodawca twierdzi, że prace zostały wykonane niezgodnie z projektem i wymaga poprawek.
• Niemiecka firma odmawia odbioru prac do momentu „usunięcia” rzekomych wad.

Jak unikać takich sytuacji?

• Każdorazowo dokumentuj odbiór prac – podpisane protokoły, zdjęcia, potwierdzenie przez kierownika budowy.
• Unikaj realizacji prac „na słowo” – zawsze miej pisemne potwierdzenie zakresu zlecenia.
• Zgłaszaj wszelkie nieprawidłowości na bieżąco – jeśli zauważysz błędy innych ekip, zgłoś to kierownikowi budowy na piśmie.

Podsumowanie

Niemieckie firmy budowlane stosują różne strategie unikania płatności, wykorzystując swoją przewagę prawną i organizacyjną. Współpraca na rynku niemieckim może być bardzo opłacalna, ale wymaga odpowiedniego przygotowania i stosowania skutecznych zabezpieczeń. W kolejnych częściach artykułu omówimy, jak prawidłowo weryfikować niemieckiego kontrahenta i jak zabezpieczyć swoje należności, aby uniknąć strat finansowych i budować długoterminową, stabilną współpracę na rynku niemieckim.

Jak zweryfikować niemieckiego kontrahenta przed podpisaniem umowy?

Analiza dostępnych rejestrów

Warto sprawdzić kontrahenta w oficjalnych niemieckich bazach danych:

• Handelsregister (Rejestr Handlowy) → www.handelsregister.de
• Unternehmensregister (Rejestr przedsiębiorstw) → www.unternehmensregister.de
• Portal egzekucyjny → www.vollstreckungsportal.de

Sprawdzenie opinii i wiarygodności finansowej

• Impressum – na stronie internetowej kontrahenta powinna znajdować się sekcja zawierająca pełne dane firmy i jej przedstawicieli.
• Google / Trustpilot / Kununu – opinie innych przedsiębiorców i pracowników.
• Creditreform / Creditsafe / SCHUFA – płatne raporty oceniające wypłacalność kontrahenta (koszt od 100 EUR) – polecam szkorzystać z naszych konsultacji, w których możemy przygotować opinie i raport o kliencie z Niemiec www.mhm-bud.pl/konsultacje
• Rejestr egzekucyjny – zawiera informacje o wszczętych postępowaniach windykacyjnych.

Uzyskanie dokumentacji od kontrahenta

Przed podpisaniem umowy warto poprosić o:

• Wyciąg z rejestru handlowego (Handelsregister)
• Dokumenty finansowe – potwierdzenie zdolności kredytowej np. z SCHUFA
• Referencje od innych firm – historia współpracy z podwykonawcami
• Potwierdzenie ubezpieczenia OC – w branży budowlanej ubezpieczenie jest obowiązkowe.

Jak zabezpieczyć płatności?

Podpisanie szczegółowej umowy

Każda współpraca powinna być formalnie uregulowana. Elementy umowy:

• Zakres prac i terminy realizacji.
• Szczegółowe warunki płatności (zaliczki, transze).
• Obowiązek formalnego odbioru prac.
• Kary umowne za opóźnienia.
• Możliwość dochodzenia należności przed sądem.

Ubezpieczenie płatności

Firmy ubezpieczeniowe oferują tzw. Forderungsausfallversicherung, czyli ubezpieczenie od braku płatności. Przykładowi ubezpieczyciele:

• Allianz
• R+V
• ARAG

Koszt ubezpieczenia zależy od oceny ryzyka danego kontrahenta. Zazwyczaj opłaca się je wykupić przy dużych projektach, gdzie strata mogłaby zagrozić płynności finansowej.

Faktoring i sprzedaż wierzytelności

Jeśli kontrahent nie płaci w terminie, można sprzedać wierzytelność firmie windykacyjnej, np.:

• Deutsche Inkasso
• Creditreform

Wierzytelność jest odsprzedawana z dyskontem – firma odzyskuje część należności, a resztę przejmuje windykator.

Monitorowanie wypłacalności kontrahenta

Jeśli współpraca trwa dłużej niż kilka miesięcy, warto regularnie sprawdzać jego wypłacalność. Można to zrobić np. poprzez:

• Creditreform (creditreform.de)
• Firmenbonitätsprüfung (firmenbonitaetspruefung.de)

Podsumowanie

Weryfikacja niemieckiego kontrahenta i odpowiednie zabezpieczenie płatności to kluczowe elementy udanej współpracy na rynku niemieckim. Polskie firmy powinny zawsze pamiętać o:

1. Dokładnym sprawdzeniu kontrahenta przed podpisaniem umowy.
2. Zabezpieczeniu umowy i dokumentacji.
3. Monitorowaniu zdolności kredytowej klienta.
4. Rozważeniu ubezpieczenia należności.
5. Byciu gotowym na działania windykacyjne.

Jeżeli myślą Państwo o wejściu na rynek Niemiecki lub zwiększeniu skali swojej działalności na terenie Niemiec – zapraszam serdecznie do skorzystania z naszych usług doradztwa oraz szkoleń, w których dostarczymy merytoryczną i praktyczną wiedzę opartą na kilkuletnim doświadczeniu i współpracą z kilkudziesięcioma niemieckimi firmami budowlanymi.

Skorzystaj z naszej usługi weryfikacji firm– zanim podpiszesz umowę i powierzysz kontrakt niewłaściwej firmie.

? Zamów raport od profesjonalistów