Działalność na niemieckim rynku budowlanym wiąże się z szeregiem formalności, których spełnienie jest niezbędne do legalnego funkcjonowania, uniknięcia kar finansowych i zabezpieczenia prawidłowych rozliczeń. Jednym z kluczowych elementów jest uzyskanie tzw. Freistellungsbescheinigung, czyli zaświadczenia o zwolnieniu z obowiązku odprowadzania tzw. Bauabzugsteuer (podatku budowlanego). W niniejszym artykule wyjaśnimy, czym jest Freistellungsbescheinigung, dlaczego jest niezbędne, jak je uzyskać oraz obalimy najczęstsze mity i nieporozumienia związane z tym dokumentem.

Co to jest Freistellungsbescheinigung?

Freistellungsbescheinigung to zaświadczenie wydawane przez niemiecki urząd skarbowy (Finanzamt) na podstawie § 48d ust. 1 niemieckiej ustawy o podatku dochodowym (Einkommensteuergesetz). Dokument ten zwalnia zleceniodawcę z obowiązku potrącania i odprowadzania do urzędu skarbowego podatku od świadczonych usług budowlanych. W efekcie wykonawca (podwykonawca) otrzymuje 100% przysługującego mu wynagrodzenia, bez konieczności potrącania tzw. Bauabzugsteuer.

Dlaczego Freistellungsbescheinigung jest niezbędne?

W przypadku braku ważnego Freistellungsbescheinigung, niemiecki zleceniodawca jest zobowiązany do odprowadzania podatku budowlanego w wysokości 15% od kwoty powiększonej o 19% podatku brutto. Oznacza to, że w praktyce potrącona kwota przekracza samą stawkę 15%. Brak tego dokumentu oznacza więc mniejsze wynagrodzenie dla polskiego podwykonawcy oraz ryzyko naruszenia niemieckich przepisów podatkowych.

Ważne: Zasada ta dotyczy wszystkich firm działających w branży budowlanej na terenie Niemiec. Bez względu na to, czy jesteś podwykonawcą, czy zleceniodawcą – musisz dopilnować, aby firmy zaangażowane w realizację usług budowlanych posiadały aktualny Freistellungsbescheinigung.

Jak uzyskać Freistellungsbescheinigung?

Aby otrzymać Freistellungsbescheinigung, należy:

1. Zarejestrować się w niemieckim urzędzie skarbowym – konieczne jest uzyskanie niemieckiego numeru identyfikacji podatkowej (Steuernummer).
2. Złożyć odpowiedni wniosek (Antrag) – wskazując cel rejestracji podatkowej oraz prosząc o wydanie Freistellungsbescheinigung.

Jeżeli Twoja firma nie posiada jeszcze niemieckiego numeru Steuernummer, najpierw musisz złożyć wniosek o rejestrację podatkową w Niemczech. Po jego uzyskaniu składasz wniosek o samo zaświadczenie.

Okres ważności Freistellungsbescheinigung

Pierwsze zaświadczenie o zwolnieniu z podatku budowlanego wydawane jest zazwyczaj na 3 miesiące. Kolejne, w przypadku przedłużenia, mogą być ważne nawet przez 1 rok. Istotne jest, aby przed upływem ważności złożyć wniosek o przedłużenie, w przeciwnym razie znów konieczne będzie potrącanie Bauabzugsteuer.

Kto musi mieć Freistellungsbescheinigung?

Dokument ten jest wymagany zarówno od firmy działającej jako podwykonawca na rynku niemieckim, jak i od zleceniodawców, którzy angażują podwykonawców. Każdy podmiot zaangażowany w usługi budowlane na terenie Niemiec powinien dopilnować, aby wszyscy uczestnicy procesu posiadali aktualne zaświadczenia o zwolnieniu z podatku.

Przykład: Jeżeli jesteś zleceniodawcą i korzystasz z usług polskich podwykonawców bez ważnego Freistellungsbescheinigung, niemiecki urząd skarbowy może obciążyć właśnie Ciebie kosztami podatku, a nie Twoich podwykonawców.

Konsekwencje braku Freistellungsbescheinigung

Brak ważnego zaświadczenia oznacza, że zleceniodawca musi odprowadzić Bauabzugsteuer w wysokości 15% kwoty powiększonej o 19% podatku. Przykładowo, przy kwocie 2.000 € i doliczeniu 19% (2.380 €), 15% podatku wyniesie 357 €, co oznacza wypłatę dla podwykonawcy w wysokości 1.643 € – mniej niż oczekiwane 2.000 €.

Anegdota z praktyki: Nasza firma zaczynając działalnosć w roku 20201 na rynku Niemieckim że już po pierwszym roku działalności otrzymała wezwania do zapłaty na łączną kwotę 12.000 € z tytułu braku Freistellungsbescheinigung u podwykonawców. Dobrze, że wówczas skala działalności była mała – w innym przypadku straty mogłyby być znacznie większe. Natomiast z uwagi, na nasze doświadczenie i wiedzę, wybrnęliśmy z tego impasu, w taki sposób, że nasza firma nie poniosła żadnych strat.

Mity i błędne przekonania dotyczące Freistellung

W branży budowlanej często krążą nieprawdziwe informacje i „legendy” na temat Freistellungsbescheinigung. Oto najczęstsze mity:

• „Złożyłem wniosek, więc Freistellung już obowiązuje.” – Nieprawda. Freistellungsbescheinigung musi zostać oficjalnie wydane przez urząd skarbowy. Sam wniosek nie zwalnia z potrącania podatku.
• „Mam polską działalność, nie potrzebuję Freistellung.” – Nieprawda. Działając na rynku niemieckim, musisz posiadać Freistellungsbescheinigung, niezależnie od kraju rejestracji firmy.
• „Mam gewerbę w Niemczech, to mi wystarczy.” – Nie. Gewerba nie zastępuje Freistellung.
• „Nikt tego nigdy ode mnie nie wymagał.” – Brak wcześniejszych kontroli nie oznacza, że dokument nie jest potrzebny.
• „Wystawiam faktury z VAT UE lub reverse charge, więc Freistellung mnie nie dotyczy.” – To nieprawda. Freistellungsbescheinigung nie ma związku z VAT ani z reverse charge.

Zapamiętaj: Freistellung dotyczy podatku dochodowego w kontekście usług budowlanych, a nie podatku VAT!

Odprowadzanie Bauabzugsteuer i zwrot środków

Jeżeli nie posiadasz Freistellungsbescheinigung, zleceniodawca ma obowiązek odprowadzania Bauabzugsteuer. Potwierdzeniem jest tzw. Anmeldung über den Steuerabzug bei Bauleistungen, który zleceniodawca otrzymuje z urzędu skarbowego.

Zwrotu potrąconego podatku możesz starać się dopiero po zakończeniu roku podatkowego i rozliczeniu się w Polsce. Należy wówczas przedstawić w niemieckim urzędzie skarbowym dokumenty potwierdzające rozliczenie podatku w Polsce, co może umożliwić uzyskanie zwrotu.

Kwota graniczna 5.000 €

Podatek budowlany jest naliczany dopiero wtedy, gdy wartość wykonanych prac w danym roku kalendarzowym przekroczy 5.000 €. Jeśli Twoja firma nie przekracza tej kwoty w ciągu roku, Freistellungsbescheinigung formalnie nie jest wymagany. Jednak należy pamiętać, że jeśli kolejna faktura spowoduje przekroczenie 5.000 €, podatek należy obliczyć od całej kwoty, a nie tylko od nadwyżki.

Wygasłość Freistellungsbescheinigung i kontynuacja prac

Jeżeli Freistellungsbescheinigung utraci ważność, a Ty nadal świadczysz usługi budowlane w Niemczech, musisz:

1. Złożyć wniosek o przedłużenie Freistellung.
2. W okresie bez ważnego zaświadczenia zleceniodawca ma obowiązek potrącania i odprowadzania Bauabzugsteuer.

Pamiętaj również, że każda polska firma jest zobowiązana do przedkładania dokumentacji podatkowej (np. PIT-28, faktury, potwierdzenia rozliczeń) do niemieckiego urzędu skarbowego. Bez tego nie uzyskasz kolejnego Freistellungsbescheinigung.

Czas oczekiwania na Freistellungsbescheinigung i sposoby przyspieszenia

Czas uzyskania zaświadczenia zależy od konkretnego urzędu skarbowego. Pierwsze Freistellung może zająć od 1 do 3 miesięcy. Niektóre urzędy, np. Finanzamt Hameln, działają szybciej. Przedłużenie Freistellung na kolejny rok jest zwykle łatwiejsze i szybsze, pod warunkiem, że firma rzetelnie rozliczała się w poprzednim okresie.

Jak samodzielnie uzyskać Freistellungsbescheinigung lub skorzystać z pomocy specjalistów?

Opcja A: Samodzielne złożenie wniosku
Wymaga to kompletnej dokumentacji i cierpliwości. Jeśli brakuje jakichś dokumentów lub pojawią się błędy, urząd skarbowy będzie się kontaktował listownie, co może znacznie wydłużyć proces.

Opcja B: Zlecenie usługi profesjonalistom
Firmy specjalizujące się w pozyskiwaniu Freistellungsbescheinigung mogą skrócić czas oczekiwania i ograniczyć ryzyko błędów.

Pobierz nasz poradnik i dowiedz się, na co uważać, zanim zaczniesz działalność w Niemczech.

Freistellungsbescheinigung to tylko jeden z wielu dokumentów

Warto pamiętać, że Freistellungsbescheinigung to tylko jeden z elementów niezbędnych do pełnej legalizacji działalności budowlanej w Niemczech. Brak wymaganego zaświadczenia lub niewłaściwa dokumentacja mogą skutkować nałożeniem kar, wstrzymaniem płatności od kontrahentów lub innymi problemami prawno-podatkowymi.

Jeżeli chcesz uniknąć takich sytuacji, warto skorzystać z kompleksowych usług doradczych i szkoleniowych, które pomogą Ci poruszać się po niemieckim rynku bez ryzyka i zbędnych kosztów.

Chcesz działać legalnie, bezpiecznie i skutecznie w Niemczech?
Od 4 lat doradzamy polskim firmom – teraz możemy pomóc także Tobie.
👉 Zobacz nasze usługi doradcze

Omawiamy wszystkie wyżej wymienione kwestie na naszych szkoleniach: ww.mhm-bud.pl/szkolenia

Podsumowanie

Freistellungsbescheinigung to kluczowy dokument dla każdej polskiej firmy budowlanej działającej w Niemczech. Jego brak może skutkować potrąceniem znaczącej części wynagrodzenia, a nawet problemami finansowymi. Uzyskanie tego zaświadczenia wymaga rejestracji podatkowej, dokładnej dokumentacji i kontaktów z niemieckim urzędem skarbowym. Mimo obiegowych opinii i mitów, Freistellung nie ma nic wspólnego z podatkiem VAT czy zasadami reverse charge – jest to osobna kwestia podatkowa, ściśle powiązana z branżą budowlaną w Niemczech.

Inwestując czas i środki w prawidłowe uzyskanie Freistellungsbescheinigung, zabezpieczasz swoje interesy, unikasz kłopotów z niemieckimi urzędami i zapewniasz swojej firmie stabilny rozwój na jednym z najważniejszych rynków budowlanych w Europie.